Как доставить нужного специалиста на выставку? Что нужно сделать при подготовке к выставке, чтобы обеспечить стендистам плотный график переговоров с клиентами?
Чтобы выставка стала для Вас максимально эффективной, готовиться нужно начинать заранее, желательно за год до ее открытия, тогда никакие форс-мажоры не смогут помешать грамотно спланировать работу и достичь определенных результатов. Несмотря на то, что организаторы проводят рекламную компанию выставки, которая направлена на привлечение специалистов отрасли, не факт, что этот специалист дойдет до Вашего стенда. Куда более результативнее будет, если Вы сами позаботитесь о своём посетителе.
- Начните с подготовки собственной базы данных. В неё включаются компании, организации и отдельные люди, которых вы бы хотели видеть на своем стенде, а также те, кому стоит напомнить о своем существовании, воспользовавшись поводом.
Это могут быть ваши партнеры, с которыми пользуясь случаем необходимо встретиться в неформальной обстановке.
Потенциальные партнеры, которые вам интересны для сотрудничества.
VIP-персоны- владельцы крупнейших компаний, политики, руководители административных органов власти, руководители торгово-промышленных палат, бизнес-ассоциаций. Они могут на стед и не прийти, но напоминание о вашей организации не будет лишним.
- Рассылка фирменных приглашений. О преимуществах адресной почтовой рассылки, сейчас не рассказывает разве что ленивый. Начнем с того, зачем это необходимо именно вам. Прежде всего для того, чтобы знать к чему быть готовым. Как правило, организаторы выставок рассылают приглашения специалистам посетить свою выставку, но это совсем не значит, что посетитель решит, что вы именно то, что ему нужно.
- Согласование предварительного графика встреч. Как показывает практика, первый отклик от разосланных приглашений наступает приблизительно через 2-3 недели. Именно в это время нужно провести обзвон клиентов, которым вы отправили своё послание. Необходимо уточнить о доставке письма, интересно ли им данное предложение и стоит ли их ожидать на стенде для переговоров, если да, то во сколько. Так вы начинаете формировать свой предварительный график встреч.
- Окончательная программа переговоров. За 1-2 недели до выставки, после всех согласований и изменений, вы составляете окончательный график встреч, в котором максимально точно отображаете время-организация-предмет переговоров- Ф.И.О. контактных лиц-должность. Не забудьте предусмотреть, что на ваш стенд могут прийти и специалисты, которых вы не ждали. Для этого необходимо оформить дополнительную зону для общения.
Почтовая рассылка приглашений от имени компаний осуществляется по адресам клиентов, включённых в вашу базу данных. Как показывает практика, лучше всего это яркая двухсторонняя открытка евростандарта, на которой наиболее наглядно отображен вид вашей деятельности. Не забудьте указать, что вы принимаете участие в такой-то выставке, её место проведение и время работы, № вашего стенда. В качестве приложения можно отправить ваше бизнес предложение, анкету, либо условия конкурса для посетителей. Всё зависит от того, какие цели вы перед собой ставите.
